Umowa elektroniczna — podpisanie dokumentu profilem zaufanym

Rozwój technologiczny umożliwia wykonywanie wielu czynności na dystans. Chcąc załatwić daną sprawę, nie trzeba już nigdzie jeździć i stawiać się osobiście. Choć nie wszyscy patrzą na to przychylnie, to drogą elektroniczną możliwe jest również podpisanie umowy. Posłuży nam ku temu profil zaufany. Co dokładnie należy zrobić, aby móc złożyć podpis na dokumencie?

Umowa elektroniczna i umowa dokumentowa

Na samym wstępie warto rozróżnić dwa pojęcia: umowy elektronicznej oraz umowy dokumentowej. Pierwsze z nich nie oznacza porozumienia zawartego w wymianie wiadomości mailowych. Należy złożyć oświadczenie w formie elektronicznej z kwalifikowanym podpisem elektronicznym, co jest równoznaczne z podpisaniem dokumentu w tradycyjny, własnoręczny sposób. Spośród tych dwóch sposobów podpisywania umowy, użycie podpisu elektronicznego wymagane jest głównie w sprawach urzędowych większej wagi.

Drugi z terminów natomiast określa art. 77(3) Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym jest to nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią, a do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.

Jak podpisać dokument profilem zaufanym?

Profil zaufany to usługa niezwykle przydatna i pomagająca przy załatwianiu spraw urzędowych. Z racji, iż wszystko odbywa się w trybie online, jest także bardzo wygodnym i chętnie stosowanym rozwiązaniem. Rozmaite ważne kwestie, takie jak przykładowo rozliczenie deklaracji podatkowych za dany rok, można wykonać bez wychodzenia z domu.

Dzięki omawianemu narzędziu można również podpisać elektronicznie dowolny dokument. Aby to zrobić, należy wykonać następujące czynności:

• Zalogować się na stronie gov.pl lub obywatel.gov.pl.
• Wybrać usługę “Podpisz dokument elektronicznie”.
• Kliknąć pole “Podpisz lub sprawdź dokument”, a następnie wgrać z dysku dokument, na którym należy złożyć podpis.
• Następnie trzeba wybrać opcję “Podpisz podpisem zaufanym” i podać jednorazowe hasło, które zostanie wysłane na telefon komórkowy.
• Ostatni ruch to akceptacja procesu i kliknięcie w pole “Autoryzuj i podpisz dokument”.

Niestety, nie każdą sprawę da się załatwić w ten sposób. Założenie konta bankowego i otrzymanie numeru NIK będzie wymagało niestety wizyty kuriera, który zweryfikuje nasz dowód.

Jak podpisać dokument kwalifikowanym podpisem elektronicznym?

Inna możliwość to podpisanie dokumentu mobilnym certyfikatem kwalifikowanym. W tym celu potrzebne jest jednak zainstalowanie na swoim urządzeniu odpowiedniego programu. Może to być narzędzie SimplySign, a w przypadku smartfonów jego aplikacja (dla telefonów z systemem Android lub iOS). Na komputerze można zainstalować także oprogramowanie SimplySign Desktop (dla systemów Windows lub MacOS). Z bezpłatnych opcji warto zaproponować Acrobat Reader DC czy ProCertum SmartSign.

Jeżeli wybierzemy przykładowo Adobe Acrobat Reader DC, to po zalogowaniu się na profil należy:

• Kliknąć w “Narzędzia”, a następnie w “Certyfikaty”.
• Lliknąć w pole “Podpisz cyfrowo”, a następnie wyznaczyć miejsce na podpis na danej stronie dokumentu
  wybrać odpowiedni certyfikat.
• Po procesie konfiguracji upewnić się, czy wszystko jest w porządku i kliknąć w pole “Podpisz”.
• Następnie zapisać pobrany dokument i przypisać specjalny kod PIN do certyfikatu kwalifikowanego.

Jakie dokumenty można podpisać elektronicznie?

Nie wszystkie dokumenty można podpisać drogą elektroniczną (np. umowy o przekazaniu praw autorskich, umowy o wynalazku pracowniczym lub informacji o prywatności). Sytuację opisuje art. 78 Kodeksu cywilnego. Niemniej na sporej części formularzy, nie licząc oczywiście dokumentów wysyłanych kurierem z banku czy od pożyczkodawcy, jak najbardziej można złożyć elektroniczny podpis.

W formie dokumentowej podpisać można:

• umowę na zlecenie,
• umowę o pracę,
• umowę sprzedaży,
• umowę najmu,
• umowę B2B.

Kwalifikowany podpis elektroniczny potrzebny jest, aby podpisać:

• regulamin pracy,
• umowę o dzieło,
• umowę na zlecenie,
• umowę o pracę,
• dużą umowę z bankiem lub parabankiem,
• dokument określający zakres obowiązków,
• ofertę przetargową,
• protokół zdania i odbioru,
• PIT,
• przekazanie nieruchomości,
• upoważnienie do przetwarzania danych osobowych,
• listę referencyjną.